Недооцененный и разносторонний ветеринарный приемщик

2024 Автор: Daisy Haig | [email protected]. Последнее изменение: 2023-12-17 03:13

Один из самых важных людей, которых вы встретите в кабинете ветеринара, - это администратор, который приветствует вас, когда вы входите в дверь.

Это особенно верно для таких врачей, как я, которые работают в сфере ветеринарного направления. Мы не оцениваем здоровых щенков или котят, и обычно мы не находим в своем графике регулярные посещения врача. У наших пациентов ранее было диагностировано какое-либо расстройство или болезненный процесс, что потребовало направления в наше учреждение для дальнейшей диагностики и / или вариантов лечения. Поэтому владельцы обращаются за помощью к специалистам, потому что у их питомца проблемы со здоровьем.

Когда владельцы проходят через вход в нашу больницу, они переполняются тревогой и опасениями, и их эмоциональное потрясение ощущается с момента их прибытия. Секретарь - это первый человек, с которым они встретятся, и качество этого начального взаимодействия может задать тон не только для оставшейся части их первого визита, но и для всех последующих взаимодействий.

Моя цель состоит в том, чтобы каждый хозяин, с которым я встречаюсь, чувствовал себя важным, спокойным, расслабленным и, как если бы он был только домашним животным в моем расписании встреч на день. Если администратор может правильно идентифицировать пациента по имени (и полу), этот, казалось бы, незначительный жест часто очень много значит для обезумевшего родителя-питомца, надеющегося хотя бы на небольшое чувство уверенности.

Во многих специализированных больницах администраторы также отвечают на все входящие звонки. Ожидается, что они сделают это максимум один раз, всегда будут вежливыми и веселыми, а также будут говорить чистым голосом с ровной частотой.

Это одинаково верно как в напряженный день, когда они могут иметь дело с несколькими разными задачами одновременно, так и в медленный день, когда эти ожидания могут быть не такими пугающими. Регистраторы должны сохранять спокойствие в ситуациях высокого давления и никогда не показывать владельцу, что у них есть только все время в мире, чтобы помочь этому человеку справиться со своими потребностями.

В нашей больнице владельцы часто звонят и спрашивают совета у администратора, а не назначают консультацию с врачом. Неуместно, чтобы администратор давал медицинские рекомендации владельцам или предлагал варианты лечения, когда владельцы ищут гарантии того, что их домашнее животное не будет допущено к обследованию.

Регистраторы должны уметь направлять владельцев к правильному человеку, который сможет адекватно ответить на поставленные вопросы, но также останется сочувствующим потребностям клиента. Следовательно, регистратору крайне важно быть умным, надежным, в некоторой степени обученным с медицинской точки зрения, но также остро осознавать свои ограничения и когда потенциальные границы близки к пересечению.

Во многих больницах, особенно в тех, которым поручена неотложная / неотложная помощь, администраторы обязаны отделять домашних животных, испытывающих неотложные / опасные для жизни состояния, от тех, которые стабильны и могут ненадолго подождать, прежде чем их увидят. Это может происходить либо по телефону, либо когда клиент / пациент приходит без предварительной записи. Им часто приходится принимать решение за доли секунды, если ситуация требует экстренной помощи, поэтому они должны пройти фундаментальную подготовку, чтобы понять, на что следует обращать внимание, чтобы облегчить принятие такого решения.

Портье часто поручают сбор платежей и / или депозитов по счетам домашних животных. Они находятся на переднем крае работы с финансами, и это может привести к горячим «разговорам» и эмоциональным взаимодействиям, особенно в экстренных случаях.

На администраторов возложены десятки других обязанностей, включая регистрацию, отправку факсов, планирование последующих встреч, выдачу лекарств, ремонт офисного оборудования и уборку. Обычно они считаются «практическими» аспектами их должностных инструкций.

На менее технически осязаемой стороне - обязанности администратора успокаивать встревоженных или разгневанных клиентов, работать вместе с нетерпеливыми докторами и техническими специалистами и в буквальном смысле всегда быть эмоционально и лично безупречными и жизнерадостными.

Регистраторы должны уметь выполнять эти задания, даже если они не чувствуют особого веселья или энтузиазма. Им необходимо относиться к каждому владельцу индивидуально и уважительно, даже если человек, с которым они только что разговаривали по телефону, ругал их за чрезмерные цены или за то, что они не давали срочные медицинские консультации.

Я читал, что описание должности ветеринарного регистратора не требует определенного набора навыков и опыта. Я бы сказал, что для того, чтобы секретарь был успешным, он должен обладать отличными коммуникативными навыками, передовыми технологическими возможностями и уметь выполнять несколько задач одновременно, не задумываясь об этом слишком много.

Кроме того, они должны обладать такими качествами, как доброта, сострадание, терпение и, как многие из нас в ветеринарии, толстой кожей, чтобы иметь возможность иметь дело с разгневанными и эмоциональными владельцами домашних животных, которые иногда забывают быть вежливыми.

Я всегда говорил, что никогда не смогу выполнять ту работу, которую выполняет персонал стойки регистрации в моей больнице, и я чрезвычайно благодарен за то, что могу работать вместе с компетентными и дружелюбными сотрудниками, которые с таким энтузиазмом трудятся над своими обязанностями.

И я очень ценю их способность оградить меня от многих типичных повседневных задач, которые они так охотно берут на себя, чтобы мой день протекал как можно более гладко.

Доктор Джоанн Интил